Планування часу за системою Франкліна

Бенджамін Франклін - людина, яка перемогла час

Які особливості планування за системою Франкліна? 

Багато менеджерів і керівників західних компаній з успіхом використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок ефективнішого управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.

На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже згаяного часу, система Франкліна "направлена вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблене. Глобальне завдання ділиться на підзадачі, ті - на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відображувати у вигляді ступінчатої піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди.

Як на практиці виглядає процес «будівництва піраміди»?

Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності. Для одного це матеріальний достаток і впевненість в завтрашньому дні. Для іншого - благополуччя в сім'ї, люблячий чоловік і щасливі діти. Для третього - слава і високий соціальний статус. Для четвертого - влада. Для п'ятого - пізнання.

Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, чоловік вибере "пізнання" і "служіння людям", хоча насправді для нього важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом його неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу - важливо добре обдумати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одне одному.

Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи із складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче добитися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що вибрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план – щонеобхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну і фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути поважною одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план з вказівкою конкретних цілей і конкретних термінів. Вельми важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще важливіша вказівка конкретного терміну.Слід скласти план на найближчих 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити найближчими роками для досягнення цілей, визначених в генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.

П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цієї меті?" Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів.

Нарешті, шостий поверх піраміди - це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається із списку різних справ, які були призначені на цей день протягом декількох попередніх тижнів, частенько до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

Як конкретно виглядатиме процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?

В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання діляться на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні.

Як виявляється з назви, першочерговими є завдання, що не терплять зволікання, - кров з носа, але вирішити! Другорядними є завдання, які також бажано вирішити щонайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо зволікати з вирішенням другорядного завдання дуже довго, вона може перейти в розряд першочергових). Нарешті, малозначними вважаються завдання, які треба коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна. Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх). На початку щоденника декілька відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план - 4-й поверх). На початку кожного місяця і кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - 5-й поверх).

Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові завдання буквою "A", другорядні, - буквою "B" і малозначні - буквою "C") і для відмітки, вказуючої статус завдання. 

Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і, обов'язково, перевіряти в кінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою "V".Скасовані, - з тієї або іншої причини, - буквою "X" (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасоване). 

Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а в графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.