вівторок, 20 жовтня 2015 р.

Для тих хто хоче встигати більше - схема розстановки пріоритетів.

Сьогоднішні реалії такі, що для того, щоб бути успішною людиною, необхідно не тільки володіти фізичною силою і витривалістю, але і бути міцним духом...


Час - двояке поняття. З одного боку, ми маємо його у достатку, і ще багато в запасі. З іншого боку, кожна витрачена нами секунда - пройшла, і пройшла безповоротно. І головне питання - як ми витратили її.

Аналіз того, що ви хочете зробити і що ви дійсно робите, допомагає оцінити, наскільки ефективно ви використовуєте свій час.

Розстановка пріоритетів: матриця Ейзенхауера


Матриця Ейзенхауерадосить відомий та ефективний метод короткострокового планування. Значення планування важко переоцінити. Будь-яка людина, що прагне досягнути успіху, повинна вміти правильно планувати свої справи. Це допоможе значно підвищити продуктивність праці. І саме для ефективного планування часто використовують матрицю Ейзенхауера.

Дану матрицю придумав Дуайт Девід Ейзенхауер – американський державний і військовий діяч, 34 президент США. Відчуваючи брак часу на виконання справ, посадовець весь час працював над вдосконалення свого робочого графіку та плануванням роботи.

Ідея матриці Ейзенхауера полягає у розстановці пріоритетів по ступені важливості та терміновості. Тому потрібно навчитися відрізняти важливі справи від термінових і відкидати справи, які не приносять жодної користі.

Матриця Ейзенхауера складається із 4-х квадратів, які мають різний пріоритет. Кожну заплановану справу у залежності від важливості та терміновості потрібно записати у відповідний квадрат.

Квадрат 1: Термінові і Неважливі Справи

Такі справи рідко наближають нас до поставленої цілі. Здебільшого вони відволікають нас від робочого процесу та не дають зосередитися на справді важливих речах. Через свою терміновість такі справи можуть на перший погляд видатися важливими. Саме тому важливо не помилитися та не віднести їх до квадрату 2. Наприклад, до цієї категорії належать справи, які не відносяться до ваших безпосередніх обов'язків, але ви змушені їх виконувати по просьбі начальника. Таке завдання хоч повинно бути виконане швидко, але до квадрату 2 його не можна віднести, бо воно ні на крок не наближає вас до цілі.

Приклади термінових і неважливих справ:
  • Громадська діяльність
  • Збори, наради, мітинги
  • Справи, які не стосуються ваших посадових обов'язків.

Квадрат 2: Термінові і Важливі Справи

В ідеальному варіанті даний квадрат повинен бути пустим. Виконання важливих справ поспіхом може відображатися на якості роботи. Найчастіше важливі справи стають терміновими через нашу лінь та безвідповідальність. Тому, щоб уникнути появи важливих і термінових справ, намагайтеся вчасно виконувати справи із інших квадратів. Як відомо, проблеми легше попередити, ніж вирішувати.

Приклади термінових і важливих справ:
  • Невідкладні завдання
  • Проект, в якого наближаються термін здачі
  • Вирішення проблем зі здоров'ям.

Квадрат 3: Не термінові і Неважливі Справи

Найчастіше виконання таких справ не приносить жодної практичної користі. Тому багато книжок по тайм менеджменту рекомендують взагалі не виконувати їх. Але більшість таких справ легкі та приємні у виконанні. Через це від них важко відмовитися. У такому випадку потрібно приступати до завдань із цієї групи в останню чергу та планувати на їх виконання обмежену кількість часу.

Приклади не термінових і неважливих справ:
  • Неважливі розмови по телефону
  • Перегляд телебачення
  • Комп'ютерні ігри
  • Перегляд розважальних порталів, спілкування у соціальних мережах

Квадрат 4: Не термінові і Важливі Справи

Зверніть увагу на цю групу справ: саме вони можуть принести найбільшу користь у майбутньому. Люди, які виділяють достатньо часу на виконання завдань із даного квадрату, найчастіше досягають успіху. Крім того, у цих справах ви можете якнайкраще показати всі свої здібності: відсутність обмежень по часу дозволяє вибирати найкращі шляхи розв'язання задач. Варто бути обережним, оскільки, якщо вчасно не виконати завдання із цього квадрату, вони стають терміновими і переходять у квадрат 2.

Перегляд не термінових і важливих справ:
  • Планування нових та аналіз старих проектів
  • Вивчення іноземних мов
  • Відвідування спортзалу

Цікаві факти про працездатність людини: 

  • З 6:00 до 7:00 - "вікно", коли найкраще працює довготривала пам'ять. Легко засвоюється вся інформація, отримана в цей часовий проміжок. 

  • З 8:00 до 9:00 - це найбільш підходящий час для будь-якої діяльності, пов'язаної одночасно із запам'ятовуванням і аналітикою. Вся справа в активній роботі логічного мислення. 

  • З 9:00 до 10:00 - оптимальні години для роботи з інформацією та статистикою. 

  • З 11:00 до 12:00 - в цей час знижується ефективність інтелектуальних функцій. Стало бути, можна переключати увагу на що не будь абстрактне. Наприклад, послухати музику. 

  • З 11:00 до 14: 00- дуже вдалий час для обіду. На ці години доводиться пік, як кажуть на Сході, "вогню травлення", коли прийнята їжа перетравлюється і засвоюється щонайкраще. 

  • З 12:00 до 18:00 - ідеальний час для активної праці. Праця в більш пізні години змушує мозок працювати на знос. Перші ознаки такого перенапруги - складнощі з засипанням. 

  • З 21:00 до 23:00 - відбувається найбільш повний відпочинок розуму і нервової системи. 

  • З 23:00 до 1:00 - уві сні йде активне відновлення тонкої енергії. У китайській медицині її іменують "ці", індійські йоги називають її "праной", сучасна наука величає нервової та м'язової силою. 

  • З 1:00 до 3:00 - уві сні людина відновлює емоційну енергію. 

  • З 3:00 до 6:00 - спати, спати і ще раз спати! На користь здоров'ю, настрою і працездатності. 

Тому працюйте і спіть у відведений для цього час!


Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные.

Дуайт Эйзенхауэр.