10 порад від Дена Кеннеді з планування часу

Техніка №1. Приручення телефону

Вам потрібно звільнитися від тиранії телефону. І від диктатури факсу. І від сатрапа електронної пошти. Рідше знімайте трубку, коли дзвонить телефон, або взагалі не знімайте. Передзвонюйте в зручний вам час. Цю техніку потрібно засвоїти міцно, адже саме телефон для більшості з нас і є найперший фактор, відволікаючий від роботи. Якщо ви приймаєте всі вхідні дзвінки, значить, постійно перериваєте роботу над завданням відомої вам важливості в користь питання або особи невідомої важливості. Ви віддаєте контроль над своїм часом невідомо кому і в результаті не встигаєте намічене.

Техніка №2. Мінімум ділових зустрічей

Якими шляхами намагайтеся скоротити час, проведений на ділових зустрічах. Якби Ной скликав на нараду архітекторів, оформлювачів інтер'єру, пастухів, приборкувачів левів, штурманів, у нас були б плавники. На ділових зустрічах ніколи нічого не робиться, і я їх ненавиджу. Вам потрібна тактика, яка допомагає уникати такої витрати часу. Якщо ви проводите наради, добийтеся, щоб розмова була короткою і по справі.

Техніка №3. Абсолютна пунктуальність

Завжди будьте там, де повинно, точно вчасно, без жодних винятків. Власна пунктуальність дає вам право очікувати і вимагати від інших абсолютного поваги до вашого часу. Пунктуальна людина автоматично отримує перевагу перед своїми працівниками, партнерами, дилерами, клієнтами тощо. Пунктуальність - джерело особистого авторитету.

Техніка №4. Складання списків

Не існує системи планування часу, що не спиралася б на складання списків справ. Все пам'ятати НЕМОЖЛИВО. Якщо ви «вільна натура», вам, ймовірно, здається, що списки здавлюють вас, як труси на розмір менше. Але насправді списки звільняють: чим більше дрібниць ви запишете, тим менше вам доведеться тримати в голові. І тоді ваш мозок готовий зайнятися дійсно важливою роботою.

Техніка №5. Все - на службу своїм цілям

Єдина справжня причина того, що багато людей не стають в рази успішніше у справах, - в тому, що у них немає для цього причин. Секрет особистої ефективності - в пошуку вагомих причин стати ефективним. Але що вважати ефективністю? Ось моє визначення: ефективність - це усвідомлене і довготривале застосування вашого часу, таланту, розуму, ресурсів і можливостей таким способом, який дає измеримое наближення до ваших цілей. Частіше ставте собі запитання «Стаю я ближче до своєї мети від того, що я роблю в цю хвилину?» Чим частіше ви відповідаєте «Так», тим вище ваша ефективність.

Техніка №6. Каталог подій

Берете 90 папок, кожна тридцятка - це місяць: поточний та два наступних. І розсовують по ним листи, факси, матеріали у відповідності з тим днем, коли ви збираєтеся зустрічатися з цими клієнтами і займатися цими справами. Так, я знаю, що є багато комп'ютерних програм, які роблять те ж саме, і якщо ви хочете піти цим шляхом - бога заради. Мені зручніше так. Але якою б ви не вибрали варіант, паперовий або цифровий, каталог подій - це виключно корисна техніка.

Техніка №7. Час блоки

Якщо ви уявляєте собі всі справи, які точно повинні зробити, то можете заздалегідь заблокувати для них свій час. Якщо ви не заблокуєте час заздалегідь - великий шанс нічого не встигнути. Розкладіть перед собою календар і розподіліть якомога більше часу на обов'язкові справи - і у вас залишиться лише мала дещиця неорганізованих, порожніх днів і годин. Блокуючи час для необхідних справ, ви не дасте інтересам інших людей знову і знову пересувати найважливіше з перших місць списку на десяті.

Техніка №8. Мінімум позапланової діяльності

Скорочуючи порожній час і позапланову діяльність, ви автоматично зменшуєте невиправдані витрати. Всі нерозписаних на щось та витратиться - і швидше за все це «щось» буде непотрібною дурницею. В ідеалі потрібно розписувати кожен свій день по півгодини, від початку до кінця. Будь-яка робота виконується швидше і ефективніше, якщо заздалегідь визначити, скільки займе її виконання, та призначити час завершення. До того ж так мінімізується і незапланована діяльність.

Техніка №9. Користь від «обрізків»

Застрягли в пробці? Аудіозаписи допоможуть швидко перетворити пробкові стояння в семінар за участю знаменитих гуру, в спілкування з дуже корисною книгою, в відв'язний камеді-клаб або в Шекспірівський фестиваль. А ще можна вивчати іноземні мови, розвивати пам'ять або математичні здібності - і все це за допомогою записів, прослуханих за той час, що зазвичай витрачається даремно. А час у чергах, в аеропортах? Заведіть плеєр з навушниками і завжди майте при собі блокнот, ручку і тему для «мозкового штурму».

Техніка №10. Подалі від стада

З цією технікою все зрозуміло. Виїжджайте на роботу раніше чи пізніше, ніж всі інші. Не купуйте в супермаркетах у п'ятницю ввечері. Не виписується з готелю між 8 і 9 годинами ранку і не заселяти між 6 і 8 годинами вечора, бо саме в ці години виселяються і заселяються абсолютно все. Організуйте своє життя так, щоб розходитися з основним потоком: ви збережете чимало часу і нервів.

Право мати власну думку 

та вільно її висловлювати належить кожному...