Педагогічний органайзер: Як все встигати ....?

Тім Ферріс - автор книги «Як працювати 4:00 на тиждень», один з найпопулярніших авторів по особистої продуктивності.

У його книзі можна знайти найрізноманітніші поради, від аутсорсингу своїх дрібних завдань в Китай до оптимізації робочого дня. Ось головні поради для тих, хто хоче спростити собі життя і працювати менше.

1. Якщо ви проводите 12 годин в день за робочим столом і все одно не встигаєте зробити справи, прийшов час для змін.

«Не слідуйте моделі, яка не працює, - пише Ферріс. - Якщо рецепт відстійний, нічого не вийде, яким би ви хорошим кухарем не були ». Сам Ферріс, наприклад, домігся великих успіхів, встановивши для себе правило: він дзвонить з пропозиціями щось купити лише з 8 до 8.30 ранку і з 6 до 6.30 вечора, бо в цей час можна обійти секретарів, помічників та інший персонал і достукатися відразу до керівників.

2. Інтерес, енергія і рівень здібностей весь час то падають, то зростають.

Намагатися працювати в ті моменти, коли вам погано - непродуктивно. Краще запланувати такі моменти і враховувати їх, ніж намагатися їх подолати або без користі дивитися в екран годинами.

3. Робити менше - не значить лінуватися.

Не піддавайтеся культурі, яка особисті жертви ставить вище особистої продуктивності. Бути продуктивним і бути зайнятим - між цими станами є велика різниця. Не треба вимірювати обсяг зробленої роботи: вимірюйте результати і відмовляйтеся від менш важливих речей, які віднімають цілу вічність.

4. Перестаньте відкладати складні рішення через «невдалий момент».

Це вбиває вашу продуктивність. Якщо ви чекаєте ідеального моменту, щоб звільнитися, прийняти на себе більше відповідальності або взятися за новий ризикований проект. Чекати відповідного моменту - це просто тактика відстрочки, яка дозволяє вам зайняти себе чимось. Цією ж ролі служать списки доводів «за» і «проти».

5. Просіть у людей вибачення, а не дозволу.

Чекати схвалення - найпростіший спосіб відкласти або уникнути того, чого ви не хочете робити. Так можна покласти провину на іншого. Але якщо ви хочете щось зробити, тільки думаєте, що хтось вам відмовить, просто зробіть. Якщо збиток не буде катастрофічним, ви зможете все виправити або вибачитися.

6. Робіть наголос на те, в чому ви сильні, а не намагайтеся виправити свої слабкості.

Більшість людей лише в небагатьох речах досягають рівня вище середнього, а в інших відносинах вони досить слабкі. Спроби посилити слабкі сторони приведуть лише до незначних поліпшень і наблизять вас до середнього рівня. А якщо ви зосередитеся на сильних сторонах, то зможете домогтися виключного рівня в якійсь області, з чого набагато простіше отримати вигоду.

7. Навчіться користуватися стресом, а не давайте йому послабити себе і позбавити вас впевненості.

Поганий стрес - кричущий на вас начальник, негідна критика - це, зрозуміло, погано. Але без певного рівня стресу ви навряд чи отримаєте і достатню мотивацію. Приклади «хорошого» стресу - це зразки, які підштовхують вас вперед, і ризики, які змушують вас вийти за межі зони комфорту.

8. Не варто віддавати перевагу нещастя невизначеності.

Подумки опишіть найгірший сценарій: що трапиться, якщо ви радикально поміняєте своє життя? Вас можуть звільнити, вам важко буде оплачувати іпотеку, вам доведеться продати машину. Коли замість смутних страхів ви побачите перед собою ці сценарії, ви зрозумієте, як малоймовірні вони, і зможете придумати план їх запобігання.

9. Іноді страх ховається під маскою оптимізму.

Ви, можливо, виправдовуєте свою бездіяльність тим, що далі буде краще. А зараз вам краще, ніж тиждень, місяць, рік тому?

10. Ставте нереалістичні і дуже амбітні цілі.

Коли люди ставлять «розумні» цілі, вони входять в зону лютою конкуренції. Божевільні, неможливі цілі простіше: значно менше людей намагаються цього домогтися.

11. Забудьте про тайм-менеджмент.

Поради з тайм-менеджменту зазвичай вчать встигати більше зробити за день. Але на ділі потрібно зосередитися на тому, щоб робити менше: зробити відразу найскладніше, а все інше відсікти. Вміти швидко відповідати на листи - зовсім не обов'язково добре. Це означає, що ви витрачаєте занадто багато часу на не надто продуктивну задачу. Зосередьтеся на тому, що приносить результат.

12. Пам'ятайте правило 80/20: 80% результатів дають 20% часу і зусиль.

Задайте собі два питання: які 20% обставин створюють для мене 80% проблем і неприємностей? Які 20% обставин приносять мені 80% бажаних результатів і радості? Так ви зможете визначити завдання, клієнтів або відносини, від яких потрібно просто відмовитися, щоб зосередитися на тому, що робить вас продуктивними і успішними.

13. Відведіть собі менше часу на всі справи.

Згадайте і закон Паркінсона: завдання роздувається в складності та важливості залежно від відведеного на неї часу. Зазвичай ви витрачаєте 8 робочих годин на те, що можна зробити набагато швидше.

14. Більшість проблем вирішуються самі собою.

Вистачить у всьому бачити аврал, навчитеся «довільної забудькуватості». Чим більше ви обмежите споживання інформації, тим менше часу ви будете витрачати на пошук, поглинання і реакцію на різного роду непродуктивні речі. Спробуйте читати менше ЗМІ, обмежити листування і телефонні дзвінки. На листи можна відповідати два рази на день, в 12 і 16 годин.

15. Опануйте навички не доробляти справи і переривати людей.

Всі ми часто беремося за погано продумані, важкі та нерезультативні завдання. Іноді це неминуче, але частіше, якщо ви твердо візьметеся довести, що завдання не стоїть витраченого часу, ви від неї позбудетеся. Це ж стосується нескінченних нарад і телефонних дзвінків. Краще бути грубим, ніж бути ввічливим і даремно витрачати багато годин. Ніколи не призначайте зустрічі без чіткого плану і обмеження за часом, а коли вам необхідно, вставайте і йдіть.

16. Деякі справи просто забирають час і постійно повторюються.

Зробіть їх все відразу. Пропущені листи, незаповнені анкети тощо краще робити не між іншими справами, а зібравши всі в купу, ривком.

17. Не змушуйте людей запитувати у вас дозволу.

Чітко визначте, коли це необхідно, а в інших випадках уникайте цього. Якщо у вас є підлеглі, дуже легко впасти в постійний мікроменеджмент, причому у людей виникає помилкове переконання, що це дійсно необхідно.

Навчіть їх діяти інакше